Les documents professionnels peuvent être sous forme papier et/ou électronique.
Ils constituent la mémoire de l’activité passée et future de l’entreprise, mais aussi des éléments de preuve ou des référentiels très utiles pour ne pas dire indispensables au plan juridique, économique ou administratif.
Le lieu de stockage des données doit être protégé au mieux physiquement contre les principaux risques : incendie, dégâts des eaux, intrusion / vandalisme.

L’informatique est devenue pour l’entreprise un outil incontournable de gestion, dans lequel sont stockées des données sensibles telles que l’historique des commandes, les contrats, la traçabilité des produits et prestations fournis etc.
La protection informatique nécessite à minima la mise en place d’un dispositif anti-virus et sa mise à jour régulière, la maîtrise des programmes autorisés dans l’entreprise (les accès…), la réalisation de sauvegardes journalières, le stockage hors de l’enceinte de l’entreprise chez un prestataire spécialisé*.

Il est également important de vérifier l’adaptation de la nature du support à la durée de conservation nécessaire, la fiabilité des supports dans le temps.

Points de vigilance :

• Tracez votre activité en conservant les données importantes ;
• En fonction de l’évolution du volume des données à conserver et de l’investissement en matériel de stockage qui en découle, pensez à examiner la solution du stockage auprès d’un prestataire spécialisé.