Entreprise de déménagement : zoom sur les documents contractuels obligatoires
L’établissement d’un devis
Ce document est obligatoire et doit être remis gratuitement. Le devis doit comporter à minima les informations obligatoires prévues par l’arrêté du 27 avril 2010, applicable à votre activité, comme :
- la période et le lieu du déménagement ;
- l’indication du volume du mobilier ;
- la prestation choisie par le client et le prix exact HT et TTC correspondant à la formule choisie ;
- La responsabilité du déménageur et les modalités de sa mise en jeu…
Attention
Le devis vous engage d’un point de vue juridique dans tous ses aspects, il constitue une offre de contrat ; à contrario le client n’est lui engagé qu’à partir du moment où il a matérialisé sa volonté par une signature et les mentions « lu et approuvé bon pour exécution », sous réserve du délai légal de rétractation de 7 jours que la loi lui accorde.
Le prix que vous mentionnez est réputé définitif, vous ne pourrez donc facturer des frais supplémentaires à votre client sans modification expresse des termes de votre devis, c’est une obligation qui vous est imposée par l’autorité administrative.*
* Selon l’article 4 de l’arrêté : « Une note doit être délivrée au client. Si son montant est différent de celui du devis accepté par le client, elle doit porter mention précise et explicite des justifications de cette différence ».
A titre d’illustration, cette différence peut résulter d’une information omise par le client ou erronée et qui va influer sur le prix que vous avez initialement déterminé, par exemple un cubage supplémentaire de mobilier non déclaré à l’origine pour l’élaboration de votre devis.
La remise d’un contrat
N’oubliez pas de joindre à votre devis les conditions générales et particulières du contrat de déménagement. Celles-ci doivent notamment fixer les règles concernant les responsabilités et les conditions de recours ou de contestation dont dispose le client.
Rappel
Votre client dispose d’un délai de 10 jours suivant la réception des biens pour émettre une contestation motivée par lettre recommandée en cas de perte ou dommage même s’il n’a pas émis de réserve à la réception.
Il doit être informé des conditions de contestation, sinon le délai de 10 jours est porté à 3 mois.
Il peut émettre des réserves à la réception des biens si vous ne les contestez pas, il n’aura pas à les reformuler.
Le contrat doit obligatoirement mentionner les modalités de paiement, sachant que le solde ne doit être réglé qu’à la signature du bon de livraison.
La remise au client d’un imprimé de déclaration de valeur
Vous devez obligatoirement faire remplir cet imprimé dans lequel votre client indiquera la valeur totale et individuelle de ses biens. Si des valeurs excèdent les montants fixés pour votre responsabilité contractuelle, il vous appartient de lui proposer la souscription d’une assurance dommages aux biens dite en valeur déclarée et de le laisser libre de sa souscription qu’il pourra toujours faire auprès de l’assureur de son choix.
Rappel : vous êtes responsable contractuellement, pendant toute la durée du déménagement, des pertes et avaries qui pourraient survenir aux biens de vos clients à l’exclusion d’un cas de force majeure*, d’un vice propre de la chose ou d’une faute du client.
*Sachez que la force majeure est constituée par un événement imprévisible et insurmontable et indépendant de la volonté d’une personne comme par exemple une catastrophe naturelle.
La remise au client d’une lettre de voiture
La lettre de voiture contient les mêmes informations que le devis.
Un exemplaire de celle-ci est remis au client et un autre est conservé par vous.
Un troisième exemplaire doit accompagner le transport des biens*.
* Vous avez l’obligation de conserver en permanence dans chaque véhicule utilisé pour un déménagement une copie conforme de la licence de transport ainsi que la lettre de voiture de déménagement.
Enfin un dernier exemplaire, en double, fera office de bon de livraison et sera remis à votre client à la fin de votre prestation pour signature et paiement du solde. Vous conserverez l’exemplaire vous revenant dans vos archives car sans réserve il constitue un début de preuve de la bonne exécution de votre prestation. Même si votre client dispose du délai légal de 10 jours suivant la réception pour se manifester, et en cas de litige il constituera le point de départ de votre déclaration de sinistre à votre assureur de responsabilité civile voire pour la mise en œuvre éventuelle de l’assurance dommage dite en « valeur déclarée » si celle-ci a été souscrite.
L’affichage de vos tarifs dans vos locaux
N’oubliez pas que vous avez l’obligation d’afficher dans votre entreprise les tarifs de vos prestations en précisant notamment :
- le prix de la main-d’œuvre ;
- le prix de la traction par tranche de volume et kilométrique.