Assurance entreprise de facility management

Responsabilité civile professionnelle

Les activités du facility management : on distingue d’une part, un certain nombre d’activités de services comme la prise en charge de prestations de maintenance techniques d’équipements comme la bureautique, l’informatique, la sécurité, l’entretien au niveau des bâtiments et d’autre part, des services aux personnes.
À cela peut également s’ajouter la prise en compte de certains domaines fonctionnels de l’entreprise : commercial, facturation, comptabilité, voire l’accueil.

VOS RISQUES

Généralement, vos risques découlent d’une obligation de résultat à votre charge au niveau de l’exécution des prestations et services qui vous incombent et des performances contractuelles que vous devez.

Ils peuvent également résulter des exigences de sécurité et de confidentialité auxquelles vous pouvez être également tenu en général et plus spécifiquement en fonction des domaines et de la nature de vos interventions et des exigences de vos clients telles qu’elles ont été formulées contractuellement.

NOS CONSEILS

Vérifiez la portée des engagements contractuels qui vous sont demandés et votre capacité à les satisfaire, certains engagements particuliers peuvent par exemple, être exorbitants du droit commun et de ce fait, seront inassurables ou en tous cas pourraient constituer, en cas de sinistre, un refus de garantie de votre assureur de responsabilité civile professionnelle.

Des clauses conventionnelles peuvent parfois vous être demandées, voire imposées telles que :

renonciation ou abandon de recours ;
transfert de responsabilités à votre charge ;
clause d’agir ou d’assurance pour compte en faveur de votre co-contractant pour certains risques ;
garantie contractuelle de vos prestations ou de vos fournitures.

Ces clauses qui concernent pour l’essentiel votre responsabilité civile professionnelle (RCP) sont souvent qualifiées de clauses exorbitantes.

Pourquoi ?
Parce que par rapport aux textes légaux, elles mettent à la charge de celui qui les accepte une ou plusieurs obligations, excédent(s) par nature celle(s) susceptible(s) d’être librement consentie(s) par quiconque dans le cadre des lois civiles et commerciales.

Ce que vous devez savoir et ce que vous devez faire :
De telles clauses et leurs conséquences financières pour votre entreprise doivent être analysées par vous et vos conseils au plan technique et juridique avant toute acceptation.
Les contrats d’assurance en règle générale les excluent de leur garantie.
Une déclaration préalable à votre assureur est impérative avant de vous engager, s’agissant d’une extension à votre contrat, sachez qu’il sera possible à votre assureur de la refuser en tout ou partie, mais aussi de subordonner son accord éventuel à des conditions spécifiques, par exemple, surprime, franchise plus élevée.

Votre contrat de responsabilité civile professionnelle :
La définition de vos activités telle qu’elle figure dans votre contrat d’assurance de responsabilité civile professionnelle doit être vérifiée et mise à jour et doit comprendre toutes vos prestations ou services ; cela est d’autant plus important si votre contrat est ancien.

Pourquoi cela est-il essentiel ?
En cas de sinistre, votre assureur pourra vous opposer la non-application de sa garantie si l’activité concernée n’est pas reprise dans la définition de vos activités telle qu’elle figure au contrat que vous avez signé à l’origine.
La jurisprudence est constante en ce domaine et sera favorable à votre assureur.
En dehors de cette vérification périodique, privilégiez une définition la plus large possible lors de la souscription de votre contrat d’assurance avec par exemple, une formulation faisant référence à « toutes activités annexes ou connexes » à l’activité principale que vous aurez déclaré.
Votre conseil vous sera utile pour vous éviter ce genre de déboire.

En fonction des services et prestations que vous exécutez ou que vous réalisez, il y a lieu d’adapter spécifiquement les garanties de votre assurance de responsabilité civile professionnelle et leurs portées ; il n’est donc pas possible, à ce stade, de généraliser ici un conseil en la matière qui se doit d’être personnalisé.

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Biens professionnels

Agencement, mobilier, matériel.

Vous devez les assurer contre les principaux risques : incendie, dégâts des eaux, vol… Attention si vous êtes locataire, les agencements immobiliers réalisés à vos frais doivent être assurés au titre du « contenu ».
Transmettez systématiquement à votre assureur agent ou courtier, une copie du bail qui vous lie au propriétaire afin que celui-ci puisse prendre connaissance des obligations respectives et adapter le contrat en conséquence.

Cas particulier du matériel informatique, de reconstitution des données ou d’archives et des supports d’information.

En général, le matériel informatique est assuré au titre du contrat Multirisque locaux contre les bris et destructions de matériel mais il peut être nécessaire de souscrire un contrat séparé en fonction de l’importance du matériel.

L’informatique « portable » doit être assurée en tous lieux.

La garantie doit être étendue aux frais de reconstitution des données informatique ou non et au remplacement des supports d’information.

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Pertes financières

Frais supplémentaires d’exploitation :

Cette assurance vous permettra, en cas d’événements majeurs, de redémarrer le plus rapidement possible l’activité par la prise en charge des frais engagés en vue d’éviter ou de limiter une perte d’exploitation ou d’honoraires.

Pertes d’exploitation, pertes de revenus, pertes d’honoraires :

Cette assurance permet de couvrir, en cas d’événements majeurs, la perte d’exploitation ou de revenus qui s’obtient en comparant le montant qui aurait été réalisé en l’absence de sinistre et le montant effectivement réalisé après le sinistre déduction faite des frais et charges que le professionnel cesse de supporter du fait du sinistre.

Autres pertes financières :

Le contrat doit inclure l’assurance des autres frais et pertes consécutifs à un sinistre garanti tels que les pertes de loyers, les pertes d’usage.

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Locaux

Vous êtes propriétaire des murs, propriétaire unique

Vous devez assurer l’immeuble pour la valeur de reconstruction à neuf, ce qui est le plus communément admis dans les contrats Multirisques locaux. Le contrat doit également couvrir votre responsabilité civile de propriétaire d’immeuble.

Vous êtes copropriétaire

L’immeuble est assuré par la copropriété mais il convient de vérifier auprès du syndic que la garantie souscrite porte sur l’ensemble des parties privatives et communes immobilières.

Vous êtes locataire

Vous devez assurer votre responsabilité locative.

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Risque automobile

Les véhicules de votre entreprise

Votre entreprise doit assurer obligatoirement en responsabilité civile tout véhicule utilisé pour l’exercice de son activité, qu’elle en soit propriétaire ou non. Si vous souhaitez un niveau de protection maximum, souscrivez aussi les garanties dommages tous accidents, assistance, protection juridique et garantie du conducteur. Les véhicules peuvent être assurés par des contrats individuels ou par un contrat flotte, à partir de 3 véhicules.

Les marchandises transportées ou les biens confiés dans les véhicules

Si vous transportez des marchandises, effets personnels & professionnels ou des biens confiés, vous pouvez les couvrir en dommages, avec une garantie spécifique.

Vos salariés utilisent le véhicule de l’entreprise

Tout conducteur qui utilise un véhicule assuré de l’entreprise est couvert en garantie responsabilité civile, sans qu’il soit besoin de le dénommer au contrat. Les autres garanties souscrites sont également acquises quel que soit le conducteur.

Vos salariés utilisent leur véhicule personnel pour les besoins de l’entreprise

Vos salariés peuvent utiliser occasionnellement ou régulièrement leur véhicule personnel dans le cadre de déplacements professionnels dès lors que :

Vous ayez souscrit un contrat d’assurance « auto mission » qui couvre spécifiquement leurs déplacements professionnels. Attention, le véhicule du salarié doit cependant être assuré à titre personnel pour ses trajets domicile/lieu de travail.
Ou qu’ils aient assuré leur véhicule personnel pour un usage « affaires ». Dans ce cas, le salarié peut vous demander le remboursement de la différence de prime avec un usage « domicile/lieu de travail » en récupérant une attestation de différence de prime auprès de son assureur.

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Assurance de personnes

La protection de vos salariés

À partir du 1er janvier 2016, vous avez l’obligation légale d’instaurer une couverture minimale « santé » pour tous les salariés.

Les frais de santé :

Un contrat frais de santé prend en charge tout ou partie des prestations hospitalisation, dentaire, optique, médecine courante, laboratoires d’analyse, médecine douce… en complément des remboursements de la Sécurité sociale.

Au 1er janvier 2016 au plus tard, toute entreprise du secteur privé aura l’obligation de mettre en place une complémentaire santé pour ses salariés avec un minimum de garanties, appelée le panier de soins.

La prévoyance :

Un contrat prévoyance collectif permet de couvrir les salariés des risques liés à la personne :

en cas d’arrêt de travail (versement d’indemnités journalières et de rentes d’invalidité) ;
en cas de décès (versement d’un capital pour les enfants et le conjoint).

Vous devez respecter la loi de mensualisation légale (garantir, pendant un arrêt de travail, le salaire des salariés pendant x mois en fonction de leur ancienneté). De plus, votre convention collective peut prévoir des obligations de garanties et/ou de cotisations. Cette obligation de cotisation existe automatiquement pour les salariés en statut cadre (obligation de l’employeur de participer à minima à 1,5 % de la tranche A du salaire).

La protection pour vous, chef d’entreprise

1. Vous avez un statut de salarié. Voir rubrique ci-dessus « La protection de vos salariés»
2. Vous avez un statut de NON salarié

La loi Madelin est destinée à améliorer votre protection sociale et de vous faire bénéficier des mêmes avantages qu’un salarié. Les dispositions de cette loi accordent d’importantes exonérations fiscales. Elle vous permet de déduire de l’assiette des bénéfices imposables les cotisations santé, prévoyance et retraite, sous certaines conditions.

Quelles garanties entrent dans le champ d’application de la loi ?

Couvrant tous les domaines de la protection sociale, la loi Madelin prend en compte les prestations en espèces versées sous forme de rente au titre des garanties suivantes : complémentaire santé, prévoyance (dépendance et arrêt de travail), retraite et perte d’activité subie.

Comment en bénéficier ?

Vous devez être à jour de vos cotisations aux régimes obligatoires d’assurance maladie et vieillesse. Les cotisations doivent être versées au titre de la couverture facultative retraite et prévoyance (y compris santé) auprès d’une société d’assurances sous la forme d’un contrat groupe.

Quels sont les principes de la loi ?

Les cotisations sont déductibles.

Sont concernées :

les cotisations servant à financer les contrats couvrant les indemnités journalières en cas d’arrêt de travail ;
les rentes d’invalidité et d’éducation ;
la rente viagère de conjoint en cas de décès ;
la complémentaire santé ;
la retraite par capitalisation.

Les prestations sont imposables.

Les prestations suivantes, constituant un apport de revenu complémentaire, sont soumises à l’impôt :

les rentes viagères servies au titre de la retraite ou suite à un décès (imposable dans la catégorie des pensions) ;
les indemnités journalières imposables au titre des revenus ;
les prestations servies par la complémentaire santé sont des remboursements : elles ne sont donc pas considérées comme un revenu et restent non imposables.

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Facility management 8299Z / 7022Z

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Pertes financières

Frais supplémentaires d’exploitation :

Pertes d’exploitation, pertes de revenus, pertes d’honoraires :

Autres pertes financières :

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Locaux

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Vous êtes copropriétaire

Vous êtes locataire

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Les véhicules de votre entreprise

Les marchandises transportées ou les biens confiés dans les véhicules

Vos salariés utilisent le véhicule de l’entreprise

Vos salariés utilisent leur véhicule personnel pour les besoins de l’entreprise

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Assurance de personnes

La protection de vos salariés

Les frais de santé :

La prévoyance :

La protection pour vous, chef d’entreprise

Quelles garanties entrent dans le champ d’application de la loi ?

Comment en bénéficier ?

Quels sont les principes de la loi ?

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